На что обращать внимание при заказе сайта для муниципалитета или бюджетного учреждения

18 октября 2019

Конец календарного года — период активности компаний, работающих с госсектором. Обычно именно в это время государственные и муниципальные заказчики наиболее охотно рассматривают предложения по разработке новых сайтов и смене подрядчиков на сопровождение.

Весной мы получили от своих действующих клиентов несколько таких предложений и решили их проанализировать. Речь идет о разработке/сопровождении небольших муниципальных сайтов (районы, сельские поселения, бюджетные учреждения).

Имея 15-ти летний опыт работы с государственными сайтами, даем рекомендации муниципалитетам и бюджетным учреждениям по анализу предложений и выбору подрядчика по разработке сайтов.

На что следует обращать внимание государственному заказчику при изучении предложений и общении с потенциальными подрядчиком? Особенно если в штате нет специалистов, знакомых с веб-разработкой.

В принципе, большинство мыслей актуальны и для выбора подрядчика по разработке «средних» корпоративных сайтов.

Кто владеет сайтом и доменом

Проблема

Многие предложения на рынке технологически разработаны таким образом, что сайт не может быть передан заказчику для установки на его сервере (это, например, так называемые SaaS решения). Заказчик платит за пользование сайтом, но фактически это — аренда. По условиям работы с таким поставщиком, прекращение отношений с ним ведет за собой потерю сайта и всей размещенной на нем информации.

Что будет с накопленными документами, если отказаться от услуг? Не факт, что подрядчик подойдет к вашей проблеме индивидуально и создаст условия для того, чтобы вы смогли безболезненно забрать то, что нужно и в удобном для вас формате.

Другой распространенный случай — домен, на котором размещён сайт, не принадлежит заказчику. Это значит, что сайт не может быть признан официальным. Домен, к которому привязан сайт, должен быть зарегистрирован на вашу организацию. В этом случае даже при утере сайта домен останется за вами, и вы сможете его использовать при разработке нового сайта.

Вопросы

• Кому принадлежит сайт?
• Можно ли забрать сайт и настроить его на стороннем сервере?
• Что будет с информацией на сайте, если отказаться от услуг действующего подрядчика?
• Можно к сайту привязать домен, принадлежащий нам?

География подрядчика и его клиентов

Проблема

Много ли у потенциального исполнителя клиентов из географически и административно «близких» вам? Если «нет», то могут возникнуть сложности с выполнением региональных требований и рекомендаций.

Нужно помнить, что требования к сайтам определяются и изменяются не только на федеральном, но и региональном уровне. Если у подрядчика мало или совсем нет клиентов из вашего региона, то могут быть проблемы с исполнением требований местных властей. Не все подрядчики будут готовы исполнять узкоспециализированные требования к сайтам. Ситуация усугубится, если используется единая платформа для всех клиентов, где внесение изменений применяется ко всем сайтам, размещенным на платформе. Ведь требуемые правки могут даже противоречить друг другу от региона к региону.

Важно, чтобы предлагаемое решение было с одной стороны типовым, для снижения стоимости разработки и сопровождения, с другой стороны гибким, для возможности реализации нестандартных требований.

Положительным фактором является возможность личного присутствия исполнителя на мероприятиях регионального уровня, где озвучиваются основные вопросы и изменения, на которые следует обратить внимание при работе с сайтом. В этом случае отпадает необходимость самостоятельно формулировать новые требования и согласовывать их с исполнителем. Если же у исполнителя вы единственный клиент из региона, то он не будет знать о региональных особенностях и требованиях. Будьте готовы следить за изменениями местных требований самостоятельно.

Если между вами и подрядчиком большое расстояние и большая разница в часовых поясах, то возможны проблемы с коммуникацией и оперативностью внесения изменений. Что делать если клиенту нужно срочно внести изменения на сайт, а у географически удаленного исполнителя рабочий день закончился или еще не начался?

Вопросы

• Какой график работы у технических специалистов исполнителя? В каком часовом поясе они находятся?
• Сколько сайтов реализовано подрядчиком для вашего региона?
• Кто обязан следить за соответствием функционала сайта федеральному законодательству? А региональному?

Уровень разработчика

Посмотрите сайт разработчика. Оцените актуальность информации и грамотность. Перед началом сотрудничества с контрагентом рекомендуется произвести анализ судебных дел с участием организации, является ли компания добросовестным поставщиком услуг?

Задайте вопросы потенциальному исполнителю:

• Как давно компания на рынке?
• Сколько человек в штате? Это важно: среднесписочная численность сотрудников не должна соответствовать критериям микропредприятия. Рекомендуется соотнести масштаб деятельности и количество персонала контрагента.

Пообщайтесь с другими клиентам исполнителя и поспрашивайте их:

• всем ли довольны;
• есть ли скрытые платежи;
• какие реальные расходы на сопровождение и какие услуги получают за эти деньги;
• идет ли разработчик на встречу клиенту;
• что сделает исполнитель, если заметит опечатку в переданном ему материале для размещения на сайте;
• как он себя поведет, если задержать оплату (по практике — такое бывает часто); будет стремиться договорится или подойдет формально и отключит все услуги до получения оплаты.

Качество коммерческого предложения

Проблема

Низкое качество коммерческих предложений и общения в принципе. Грамотные предложения с качественной типографикой встречаются редко.

Обратите внимание на грамотность предоставленного предложения и его стилистику. Если есть ошибки и опечатки, использованы безвкусные картинки, то скорее всего сайт будет такого же уровня. Схожая ситуация наблюдалась на рынке разработки сайтов для бизнеса лет 10–15 назад. Сейчас такое отношение к предложениям никто не может себе позволить при работе с коммерческим сектором. Но почему-то муниципальный сектор позволяет работать с такими предложениями.

Обратите внимание на уникальность предложения. Оно подготовлено для вас или это набор шаблонных документов на все случаи жизни для всех типов клиентов. Если к вам на этапе продажи относятся как к одному из участников конвейера, то что будет когда вы заключите договор и заплатите деньги?

Бойтесь слов:

• «бесплатно» — за всё нужно платить, не деньгами, так сроками или качеством;
• «выполняем все требования» — требования постоянно меняются, важнее не как сейчас, а как будет потом, когда требования изменятся, кто их отследит, кто внесет изменения, сколько это будет стоить;
• «по согласованию с ФИО чиновника отправляем предложения» — здесь всё понятно — давление авторитетом третьих лиц. В нашей практике за подобным чаще всего ничего не стоит: чиновник либо ничего не знает об использовании своего имени, либо это только часть правды.

Условия разработки сайта

Кто заносит контент сайта при разработке? Если исполнитель, то какие требования к предоставляемым материалам и ограничения?

Наличие адаптивности (сайт должен адаптироваться для планшетов и смартфонов, им должно быть удобно пользоваться со всех гаджетов). Если делать сайт в современных условиях, то адаптивность должна быть предусмотрена. Большинство предложений на рынке до сих не имеют такой опции.

Помните про сопровождение сайта

Важна не столько разработка сайта, сколько его сопровождение и администрирование.

Узнайте, что входит в стоимость сопровождения и обратите внимание на то, что об этом говорится в юридических документах.

• Сколько стоит занесение контента?
• Какие существуют ограничения?
• Какие гарантии по срокам выполнения задач?
• Какова скорость реакции на запросы?
• За чей счет будут вноситься доработки сайта в случае изменения требований законодательства?
• Что будет, если появятся специфические, не типовые требования к сайту и его работе? Какая гибкость функционала? Возможно ли вносить изменения в функционал сайта? Как рассчитывается стоимость такой услуги?

Скрытые платежи

Иногда подрядчики говорят только о стоимости технического сопровождения. Это услуги хостинга, продления домена и т. п. Но почти никогда о стоимости услуг по наполнению сайта или его модернизации в случае необходимости или пожеланий клиента.

Спросите у подрядчика — из чего будут складываться платежи, за что ещё придется платить или доплачивать?

CMS или «движок» сайта

Сайты строятся на базе CMS. Они бывают разные: коробочные платные, коробочные бесплатные и студийные. Продление лицензий на CMS.

Вопросы

• На какой CMS будет сделан сайт?
• Сколько стоит CMS и продление лицензии?
• Будет ли разработчик обновлять CMS по мере выхода новых версий?

Если вы уже получили предложение о смене исполнителя по вашему сайту, можете прислать его нам и мы вам скажем на что обратить внимание в конкретном случае.