Размещать документы в формате PDF не разрешено
20 июня 2017
Если вы загружаете свои документы в PDF формате, то знайте, что вы противоречите законодательству, в частности ГОСТ Р52872–2012. Слабовидящие не смогут прочитать ваши файлы. Что делать?
Тема нашего сегодняшнего разговора — PDF файлы, которые в последний год вместо обычных документов начали массово загружать на сайты бюджетные учреждения и администраций районов/поселений. С чем это связано? Вот несколько причин.
Одна из них — это требование, по которому файлы на сайте должен иметь возможность посмотреть любой пользователь без необходимости платить за какие-либо программы. Например, пакет Microsoft Office стоит денег, так что для пользователя может быть проблемой открывать файлы в формате .doc. На самом деле это не так. Существуют возможности просмотреть вордовские файлы бесплатно как онлайн, например, загрузить в Google Docs, так и офлайн, для этого нужно установить на компьютере LibreOffice.
Второе, это возможность размещать документы с печатью, как подтверждение того, что директор/руководитель/глава их видел и согласовал. С того момента как прокуратура прошлась с этим требованиям по учреждениям, как раз и началась массовая загрузка PDF файлов на сайты. Документ распечатывают, сканируют, конвертируют и выставляют.
Однако у размещения PDF файлов ряд недостатков:
— файлы много весят и быстро захватят все бесплатное пространство на сервере, поэтому скоро придется доплачивать за хостинг;
— документы не могут прочитать слабовидящие (увеличить размер текста или пропустить его через специальный скринридер), что противоречит законодательству, в частности тому самому ГОСТ Р52872–2012, по которому к сайтам подключаются версии для слабовидящих: п. 4.8 Графические файлы формата PDF, содержащие документы в графическом виде, должны быть ограниченного применения, т. к. требуют специальных программ распознавания текстов и доступ к ним невозможен при использовании стандартных программ просмотра файлов данного формата.
— также это противоречит Приказу Министерства экономического развития РФ №505: Нормативные правовые акты, судебные акты, доклады, отчеты, договоры, обзоры, прогнозы, протоколы, заключения, образцы форм и иные документы, статистические данные дополнительно к гипертекстовому формату размещаются в виде файлов в формате, обеспечивающем возможность их сохранения на технических средствах пользователей и допускающем после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста средствами соответствующей программы для просмотра (документ в электронной форме). При этом нормативные правовые и иные акты, а также судебные акты могут дополнительно размещаться в графическом формате в виде графических образов их оригиналов (графический формат).
То есть если вы загружаете сейчас документы в PDF формате, вам придется прикреплять вместе с ним файл в формате .doc, иначе жалоб и предписаний не избежать. Как вариант, если вам очень нужна печать на документе,то можно ее отсканировать и в текстовом документе на место подписи вставлять изображение с печатью и подписью, после чего сохранять документ, как и прежде, в формате .doc. С одной стороны слабовидящие смогут прочитать текст, с другой подлинность документа будет подтверждена. Плюс вы сэкономите время на размещении файлов, т. к. контенщикам не придется вручную набирать заголовки ваших документов из «пдфок».